Die Digitalisierung hat einen wesentlichen Einfluss auf das Wirtschaftswachstum und den Strukturwandel. Vor allem für ein ressourcenarmes Land wie die Schweiz ist es besonders wichtig, die sich aus der Digitalisierung ergebenden Chancen bestmöglich zu nutzen. Noch hinkt das Land jedoch hinterher. Indem sich die Schweizer Volkswirtschaft gut für bestehende und kommende Herausforderungen wappnet, kann das Land Wohlstand und Arbeitsplätze sichern. Die Pflichten zur Datenaufbewahrung dürfen hierbei allerdings nicht zu kurz kommen.
Bedingungen für Digitalisierung sollen rasch verbessert werden
Sie verändert die Arbeitswelt, bietet Herausforderungen und eröffnet insbesondere auch Chancen – die Digitalisierung. Um die Chancen der Digitalisierung bestmöglich nutzen zu können, möchte der Bundesrat die hiesigen Voraussetzungen weiter verbessern. Aus einem Arbeitspapier vom 8. November 2018 geht hervor, dass die Regierung hierbei vor allem zwei Ziele im Fokus hat. Zum einen soll der Schweizer Arbeitsmarkt seine Flexibilität, welche für die Nutzung der digitalen Transformation erforderlich ist, weiter ausbauen. Dennoch gilt es, die gute Qualität der Arbeitsverhältnisse sowie die hohe Erwerbsbeteiligung zu bewahren. Zweitens muss die Bildung künftig noch stärker auf die in der digitalen Wirtschaft benötigten Kenntnisse und Kompetenzen ausgerichtet werden. Die infolge des digitalen Wandels nicht mehr notwendigen Regulierungen sind nach und nach anzupassen sowie die Rahmenbedingungen weiter zu optimieren.
Schweiz mit grossem Aufholbedarf
Das Potential zur Optimierung fällt gross aus, da es einen signifikanten Digitalisierungsrückstand aufzuholen gilt. Gemäss dem ICT-Verband gibt es hierzulande einige Bereiche, in denen bei der Digitalisierung die Kluft zwischen Anspruch und Wirklichkeit weit auseinander geht. Probleme bestehen etwa in Gestalt altertümlicher Arbeitszeiteiterfassungen und der rigiden Kontingentierung von Arbeitsvisa. Mit Fair-Preis-Initiative, Fernmeldegesetz sowie Netzsperren schotte sich das Land weiter ab. Hinzu kommen die extrem formalistischen Vorschriften bei der öffentlichen Hand. Nicht zuletzt herrsche beim Bund in Hinblick auf Cybersicherheit ein Kompetenzmangel, während das Steuerrecht die Aufnahme von Risikokapital erschwere. Somit ist es nicht verwunderlich, dass die Schweiz bislang kaum Digital Leaders hervorgebracht hat. Die Politik möchte nun gegensteuern: Sie nimmt für die Jahre 2020 bis 2023 insgesamt 373,1 Millionen Franken in die Hand, um das Thema Digitalisierung voranzutreiben und vor allem kleine und mittelständische Unternehmen zu fördern.
Wachsende Anforderunsgen an Aufbewahrung und Vernichtung von Daten
Aufgrund des rasanten technologischen Digitalisierungsfortschritts müssen betriebliche Abläufe den strikten Datenaufbewahrungs-Richtlinien sowie dem verstärkten Datenschutz Folge leisten. Hierbei besteht ein Unterschied zwischen der Aufbewahrung von Dokumenten in Papierform sowie in digitaler Version. Grundsätzlich steigt der Wunsch nach einem papierlosen Büro, zumal die Digitalisierung von Unterlagen in nicht veränderlicher Form deutlich einfacher zu handhaben ist. Ferner lassen sich dank Lagerreduktionen und sicherer sowie schnellerer Auffindbarkeit hohe Kosten sparen. Geschäftsvorgänge, bei denen die Verjährungsfrist noch anhält, sind entsprechend den Vorgaben des Steuer- und Handelsrecht länger aufzubewahren. Generell muss die Archivierung folgende Regeln erfüllen:
- Daten sind für eine Dauer von 10 Jahren zu aufzubewahren.
- Integrität sowie Echtheit müssen nachweisbar sein.
- Lesbarkeit ist zu gewährleisten.
- Zeitnahe Wiederherstellbarkeit der Daten muss sichergestellt sein.
- Speicherungsdatum muss unverfälschbar nachweisbar sein.
- Daten, die dem Datenschutz unterliegen, sind verschlüsselt zu archivieren.
- Geschäftsleitung ist in erster Linie für die Einhaltung der Regeln zuständig.
Die Vorschriften erstrecken sich auf Buchungsbelege, Geschäftskorrespondenz, Revisionsberichte, Geschäftsberichte, -und -bücher. Ferner sind eine korrekte Akten- und Datenvernichtung gemäss europäischer Datenschutzgrundverordnung zu beachten. Hierbei gilt es, je nach Daten verschiedene Sicherheitsstufen zu beachten. Bilanz und Betriebsrechnungen sind zwingend schriftlich sowie unterzeichnet aufzubewahren. Die Sicherheit solcher sensiblen Daten in Papierform kann etwa in Tresoren sichergestellt werden. Bei gaerner kann sich ein Überblick über die verschiedenen Tresor-Möglichkeiten verschafft werden.
Fazit
Um den Anschluss an das digitale Zeitalter nicht zu verpassen, hat die Schweiz in puncto Digitalisierung einiges nachzuholen. Dessen ist sich der Bund bewusst, weshalb die wirtschaftlichen Rahmenbedingungen weiter verbessert werden sollen. Zugleich verlangt die Digitalisierung von Unternehmen neue Prozesse, um den Aufbewahrungspflichten von Dokumenten zu entsprechen.
