Botta Event-Factory: «Das A und O einer Party ist die Planung»
Lasst uns Feiern – aber wenn, dann richtig! Wie Ihre Party ein echter Erfolg wird und was man dabei sonst noch beachten muss, erklärt Marco Botta, Inhaber und Geschäftsführer der Botta Event-Factory. Mit seiner Unternehmung versorgt er seit 1997 seine Kundschaft mit tollen Geräten und Attraktionen wie etwa dem Saltotrampolin oder Bullriding. Was man bei der Partyplanung im Freien beachten muss, welches das passende Rahmenprogramm für Ihre Gäste ist und wie Party-Pannen elegant umgangen werden können, erfahren Sie hier.
Planung ist alles
Das Wichtigste, damit Ihre Party ein Erfolg wird, ist eine gründliche Planung. Natürlich unterscheidet sich das Ausmass der Planung nach der Anzahl Gäste – grundsätzlich sollte man aber so früh wie möglich damit anfangen. Aus Erfahrung weiss Marco Botta, dass die Zeit am Schluss meistens zu knapp wird. Am Besten überlegt man sich, wann die Party stattfindet und wann die Gäste die Einladung erhalten sollen. Von diesem Datum rechnen Sie dann rückwärts: Wann muss das Catering bestellt werden, wann erfolgt die Reservation der Location, und so weiter. Denken Sie auch an rechtliche Aspekte: Teilweise müssen im Vorfeld Bewilligungen eingeholt werden. Beachten Sie dazu unbedingt die Öffnungszeiten der jeweiligen Ämter.
Partys im Freien: «In der Schweiz regnet es an fünf von zehn Partys»
Strahlend blauer Himmel, eine leichte Brise und angenehme Temperaturen. So stellt man sich eine erfolgreiche Party im Freien vor. Da wir aber in der Schweiz und nicht sonst wo leben, ist diese Vorstellung oft nur ein nasser Traum. «In Realität regnet es an fünf von zehn Partys in der Schweiz», sagt Marco Botta.
Damit es nicht lange Gesichter gibt, empfiehlt der Eventprofi seinen Kunden, die Partyzone mehrheitlich mit Zelten zu decken. Mit selbstgebastelten Abdeckungen hat er jedoch keine guten Erfahrungen gemacht. «Besser ist es, wenn man ein paar Franken mehr in die Hand nimmt und ein richtiges Festzelt aufstellen lässt.»
Es besteht sogar die Möglichkeit, das Fest auf einer öffentlichen Wiese zu veranstalten. Aber aufgepasst: Das Feiern auf öffentlichen Plätzen muss zuerst mit der Besitzerin – also der Stadt oder der Gemeinde – besprochen und von ihr bewilligt werden. Ausserdem: Stellt man eine Musikanlage beispielsweise auf einen Dorfplatz, unterliegen die gespielten Lieder der Suisa-Gebühr. Mehr Informationen dazu finden Sie unter www.suisa.ch.
Das passende Rahmenprogramm
Je nach Zielgruppe, braucht Ihre Party ein angepasstes Rahmenprogramm. Prompt bringt der Eventprofi eine passende Idee: «Broom» ist ein Spiel, das sich für jede Altersklasse eignet und auch den letzten Party-Muffel aus der Reserve lockt. Es ist seit 2014 neu im Sortiment der Botta Event-Factory und hat schon viele Partygäste begeistert. «Broom» ist ein Drehmodul, das so ähnlich aussieht wie eine Uhr. Dabei stehen sechs Personen in einem Kreis, in der Mitte ist ein Zeiger befestigt. Wenn der Zeiger vorbeikommt, müssen die Mitspieler darüber hüpfen. «Es braucht eine schnelle Reaktion, etwas Mut und es tut niemandem weh. Ausserdem ist es ein Gaudi für alle, die zuschauen.»
Egal was Sie zur Unterhaltung organisieren – ernennen Sie auf jeden Fall einen Organisator zum «Eisbrecher», der die Gäste motiviert, an den Spielen teilzunehmen und zusieht, dass sie «in die Gänge» kommen.
Panne! – was nun?
Fällt Ihre Party dennoch unvorbereitet ins Wasser, bewahren Sie einen kühlen Kopf. Überlegen Sie sich, was die Örtlichkeit hergibt. Vielleicht besteht die Möglichkeit, irgendwo in einer Turnhalle oder in der Scheune eines ansässigen Bauers die Party fortzuführen. Empfehlenswerter ist natürlich, wenn Sie bereits im Vorfeld einen Plan B für Regenwetter organisieren und den Gästen dann kurzfristig mitteilen, wo die Party effektiv steigt.
Falls Ihnen das Essen oder die Getränke ausgehen, gibt es auch eine praktische Lösung: Zahlreiche Tankstellenshops oder auch die Geschäfte an Flughäfen haben lange Öffnungszeiten und können so Ihre Rettung sein. Teilen Sie jemanden ein, der im Notfall mit dem Auto neues Essen oder Getränke besorgen kann.
Abfeiern trotz kleinem Budget
Ab ca. 200 Franken pro Gast schätzt Marco Botta das Party-Budget für Essen, Location und Unterhaltung. Wenn Sie für Ihre Party aber nur ein kleines Budget zur Verfügung haben, müssen Sie noch längst nicht auf die Feier verzichten: Durch Eigenleistung der Veranstalter oder der Gäste kann viel Geld gespart werden.
So kann zum Beispiel ein professioneller DJ evtl. durch einen Bekannten ersetzt werden, der eine grosse Musiksammlung hat. Auch beim Catering kann man sparen, in dem man beispielsweise jemand aus den eigenen Reihen an den Grill stellt oder das Servicepersonal durch eigene Leute ersetzt und/oder ergänzt.
Sicherheit geht vor
«Dem Aspekt Sicherheit kann man nie genug Rechnung tragen», sagt Marco Botta. Egal wie gross oder klein das Budget – Sicherheit geht auf jeden Fall vor. Oftmals entschieden sich Firmen und Privatpersonen aufgrund des Preises für oder gegen eine Offerte. Die Angebote können sich aber neben dem Preis, auch durch die Leistung und vor allem die Sicherheitsvorkehrungen unterschieden. Prüfen Sie deshalb genau, was die verschiedenen Angebote beinhalten und schauen Sie, ob die Firma Referenzen hat.
Und jetzt sollte Ihrem Fest nichts mehr im Wege stehen. Wenn Sie diese Tipps beherzigen, kann kaum mehr was schief gehen! Viel Spass bei der Planung Ihrer Party! Und beim Feiern…
