Die Aufgaben des Projektleiters

Projektleiter sind für die operative Planung eines Projektes sowie den Erfolg eines Projektes verantwortlich. Um diese verantwortungsvolle Aufgabe zuverlässig zu bewältigen, ist eine entsprechende Ausbildung im Projektmanagement sinnvoll. Wie die Qualifikationen sowie der Aufgabenbereich eines Projektleiters im Detail aussehen, lesen Sie in diesem Artikel.

Was ist ein Projektleiter?

Projektleiter führen die operative Planung eines Projekts durch und sind für dessen Steuerung sowie für das Erreichen des gesetzten Zieles verantwortlich. Abhängig vom Projekt unterscheiden sich diese Ziele sowie die Führungskompetenzen des Projektleiters. So hat die Einführung eines neuen Produktes im Markt oder in einem ausgewählten Segment andere Ziele als die Digitalisierung eines Unternehmens. Entsprechend unterscheiden sich die damit verbundenen Anforderungen an die Kompetenzen.

Neben der Steuerung und der Zielerreichung liegen die Ressourcen-, die Kosten- sowie die Qualitätskontrolle des Projektes im Verantwortungsbereich des Projektleiters.

Rolle des Projektleiters in hierarchischen und hierarchiefreien Projektgruppen

Vor allem die Reichweite der Führungskompetenzen eines Projektleiters hängt stark vom Projektinhalt selbst ab. Daher wird zwischen hierarchischen und hierarchiefreien Projektgruppen differenziert.

Eine Produkteinführung erfolgt bevorzugt über eine hierarchisch organisierte Projektgruppe, in der der Projektleiter mit der dafür erforderlichen Kompetenz ausgestattet ist. Oft ist es ein im Vertrieb und im Produktmanagement erfahrener Experte. Er trifft die relevanten Entscheidungen und führt das Projektteam, das ihm alle entscheidungsrelevanten Informationen liefert. Er besitzt umfassende Kompetenzen vom Informationsrecht bis zur Auswahl der Teammitglieder einer Projektgruppe.

Anders präsentieren sich komplexe Projekte wie die Digitalisierung eines Unternehmens. Diese Projekte erfordern eher eine hierarchiefreie Projektgruppe, denn um das Ziel zu erreichen, ist ein umfangreicher Pool an Experten erforderlich. Jeder einzelne Experte bringt sein Spezialwissen ein. Der Projektleiter ist in der Regel ein erfahrener IT-Experte, der zumeist ebenfalls nur auf einem Gebiet über eine umfangreiche Expertise verfügt. Durch die ineinandergreifende Zusammenarbeit verschiedener Experten sind Hierarchien in diesem Fall eher hemmend als förderlich. Daher übernimmt der Projektleiter in der Regel die Rolle des Moderators und Organisators ohne Führungskompetenz und die einzelnen Teammitglieder sind gleichberechtigt.

Wie unterscheiden sich Projektleiter und Projektmanager?

Immer wieder werden Projektleiter und Projektmanager gleichgesetzt. Allerdings gibt es zwischen diesen beiden Positionen deutliche Unterschiede.

Projektleiter besitzen umfangreichere Kompetenzen als Projektmanager und sind für das Gesamtprojekt einschliesslich aller Details verantwortlich. Dazu liefert die Theorie des Projektmanagements eine sehr eindeutige Definition.

Projektleiter

• besitzen Führungsverantwortung,
• sind personalverantwortlich,
• besitzen ein Mitspracherecht bei der Teamgestaltung und
• sind für das Budget verantwortlich.

Der Projektmanager ist in der Regel nicht weisungsbefugt und vor allem für die reibungslose Planung und Koordination der anfallenden Aufgaben und Termine verantwortlich. Projektmanager arbeiten je nach Projektumfang alleine am Projekt oder mit einem Team. Vor allem bei sehr umfangreichen Projekten übernimmt der Projektleiter gegenüber dem Projektmanager die Rolle des Weisungsbefugten.

Welche Kompetenzen und Fähigkeiten benötigt ein Projektleiter?

Die Grundvoraussetzung für die erfolgreiche Realisierung eines Projektes ist umfangreiches Fachwissen. Dieses kann auf verschiedenen Wegen vom Studium bis hin zu autodidaktischen Methoden oder durch umfangreiche berufliche Erfahrung erworben werden. Wichtig ist, dass Sie die fachliche Kompetenz eindeutig nachweisen können.

Eine Ausbildung im Projektmanagement ist für alle, die sich als Projektleiter bewerben, in der Regel Voraussetzung. Der korrekte Einsatz der verschiedenen Projektmanagement-Instrumente entscheidet vor allem bei umfangreichen Projekten über deren Erfolg.

Kompetenzprofil eines Projektleiters auf einen Blick

• umfassende Kenntnisse über die verschiedenen Projektmanagement-Instrumente
• praktische Erfahrung in der Projektarbeit
• Fähigkeit, ein komplexes Thema sowohl als Ganzes als auch im Detail zu betrachten
• Anpassungsfähigkeit und Belastbarkeit
• sehr gute Kommunikationsfähigkeit
• Führungskompetenzen
• soziale Qualifikation

Diese Eigenschaften werden in den Voraussetzungen des Projektmanagements folgendermassen bezeichnet.

• Fachkompetenz
• Organisationskompetenz
• Methodenkompetenz
• Sozialkompetenz

Vor allem die sozialen Qualifikationen besitzen einen hohen Stellenwert. Die Projektgruppe muss so geführt werden, dass die Motivation der einzelnen Teammitglieder während der gesamten Projektdauer hoch ist. Hinzu kommt eine gute Kommunikationsfähigkeit, um bei Bedarf zu überzeugen, sich durchzusetzen oder zugunsten des Projektes mit dem erforderlichen Geschick zu verhandeln.

Die Aufgabenbereiche eines Projektleiters im Detail

Die einzelnen Aufgaben eines Projektleiters aufzuzählen, ist unmöglich, da diese vom Projekt, dem Unternehmen und anderen Faktoren beeinflusst werden. Allerdings gibt es eine klar definierte Aufgabenstellung, die sich von der Verantwortlichkeit des Projektleiters ableitet.

• Projektdefinition zur Formulierung der Projektziele
• Projektorganisation integriert das Projekt in das Unternehmen und definiert die projektbezogenen Team- und Kommunikationsstrukturen
• Projektplanung beinhaltet die effiziente Planung, Koordination und Steuerung des Projektes
• Kommunikation für den Aufbau einer Kommunikationsstruktur, die Mitarbeitermotivation und die Gestaltung des optimalen Informationsflusses
• Umfeldmanagement gleicht unterschiedliche Interessen aus, berücksichtigt kulturelle Unterschiede und bildet ein Team, das gemeinsam auf ein Ziel hinarbeitet
• Projektcontrolling zur Überwachung der Projektleistung, der Kosten sowie deren Übereinstimmung mit den Zielen des Projektes
• Projektdokumentation informiert über die Problemstellung, die erarbeiteten Lösungswege und die erzielten Erfolge. Sie umfasst alle relevanten Aktivitäten vom IST-Zustand bis zum erreichten SOLL-Zustand.
• Mitarbeiterführung mit allen damit verbundenen Aktivitäten von der Teambildung, der Zuweisung verschiedener Rollen bis zur Beauftragung und Einbindung externer Spezialisten