Firmenevents, Business Meetings oder Events zu organisieren, ist für Firmen und Selbstständige nicht gerade einfach.

Von der Einladung über den Ablauf bis hin zum Essen muss an alles gedacht sein. Nicht selten ist die Realisierung mit grossen Herausforderungen verbunden. Eine gute Planung und Struktur können helfen, aus der Firmenfeier ein unvergessliches Event zu machen.

Bei Weihnachtsfeiern oder Jubiläumsveranstaltungen eines Unternehmens ist der Anlass klar. Doch gerade bei Events, die ausser der Reihe stattfinden und nicht die obligatorischen Jahresfeiern sind, kann es sinnvoll sein, sich zuallererst eine Kernbotschaft zu überlegen. Den Gästen sollte klar sein, worum es auf der Veranstaltung überhaupt geht. Das fängt schon bei der Einladung an. So lange keine Überraschung geplant ist, sollte der Anlass des Events so detailliert wie möglich beschrieben werden. Das hilft den Gästen in vielen Bereichen, zum Beispiel bei der Wahl des Dresscodes.

Lustig darf es sein, aber nicht übertrieben

Firmenevents sind für unterschiedliche Zwecke gut geeignet: Natürlich sollen die Gäste netzwerken, sich zusammenschliessen, sich über das Business unterhalten und möglichst ausgelassen und nicht so formell wie während der Arbeitszeit miteinander kommunizieren. Externe Gäste und Kunden sollen sich eingeladen und aufgenommen fühlen, Mitarbeiter und Personal sollen ihre sozialen Bindungen stärken. Um die Atmosphäre nicht allzu steif wirken zu lassen, hilft Abwechslung. Ein Auftritt von Künstlern, Sängern oder Pianisten kann dabei helfen, muss aber nicht unbedingt. In jedem Fall sorgt eine solche Einlage aber für Struktur, die einen zeitlichen Rahmen automatisch steckt und so die Organisation erleichtert. Selbstverständlich darf es auch lustig zugehen. Vorsichtig sein sollte man jedoch mit übermässig albernen oder provokativen Entertainern, das kann schnell kontraproduktiv sein und Gäste könnten sich über die Organisation der Veranstaltung lustig machen. Das Motto lautet also: Spass muss sein, aber bloss nicht übertreiben.

Die Wahl der richtigen Location ist nicht einfach

Man sollte bei der Auswahl des Veranstaltungsortes nicht nur auf die Grösse und Kapazität der Location achten. Es empfiehlt sich immer etwas genauer zu recherchieren. Passen die geladenen Gäste zum Veranstaltungsort? Wie gut ist das Image des Restaurants, der Bar oder der Eventlocation? Schlussendlich ist es genauso wichtig zu klären, ob die Infrastruktur stimmt. Gerade Hotels sollten bei grösseren Events in der Nähe sein, oder zumindest mit dem öffentlichen Nahverkehr leicht zu erreichen. Auch Details, wie die Verfügbarkeit von Parkplätzen, Veranstaltungstechnik und Stehtischen muss man unbedingt vorab klären. Je nach Umfang des Events sollte man sich eine Checkliste erstellen und diese so detailliert wie möglich gestalten. Gerade bei grossen Veranstaltungen und Business-Events holt man sich jedoch am besten Hilfe von Profis, denn das Gefühl, dass alles professionell von einer Agentur durchgeplant und organisiert wird, ist befreiend und erspart den Veranstaltern viel Stress. Je genauer das Event geplant wird, desto besser werden die Gäste es in Erinnerung behalten. Und darauf kommt es in erster Linie an.

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