Unternehmen stellen sich immer wieder die Frage: Buchhaltung auslagern oder selbst erledigen? Eine pauschale Antwort darauf gibt es vermutlich nicht. Vielmehr muss stets der Einzelfall betrachtet werden: Welche Variante ist für ein spezielles Unternehmen beziehungsweise dort zuständige Mitarbeiter sinnvoller? Nicht zuletzt hängt die Entscheidung auch von dem Know-how der Zuständigen sowie der Größe des Unternehmens ab. Fest steht: Gerade kleinen und mittleren Unternehmen, welche die Buchhaltung inhouse erledigen, ist mit einem speziellen Buchhaltungsprogramm für KMUs oft sehr geholfen.
Wie erleichtern Ihnen Buchhaltungsprogramme die Arbeit?
Ein entsprechendes Tool unterstützt Sie bei der Erledigung administrativer Aufgaben, weil es gleich mehrere Funktionen gleichzeitig bietet. Dazu gehören beispielsweise:
- Erstellung der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) sowie der Bilanz
- Übersicht über Einnahmen und Ausgaben
- Möglichkeit zum Schreiben von Rechnungen
- Integriertes Online-Banking
- Führung eines Kassenbuchs
- Verwaltung von Anlagegütern
Auf dem Markt gibt es verschiedene Anbieter sowie verschiedene Software-Varianten mit je unterschiedlichem Funktionsumfang. Wichtig für Unternehmer ist es, sich vor dem Kauf eines Programms ausführlich darüber zu informieren. Manche von ihnen sind für bestimmte Unternehmensbranchen sowie -größen ausgelegt und ermöglichen so eine individuelle und besonders effiziente Arbeitsweise. Zudem wird unterschieden zwischen Software, die auf einem PC installiert werden muss und Online-Tools, die ohne Installation funktionieren. Sogenannte Cloud-Lösungen bieten den großen Vorteil, dass Sie mit diesen mobil arbeiten können. Das heißt: Sie können die Buchhaltung von jedem beliebigen Ort aus erledigen beziehungsweise auf benötigte Unternehmenszahlen und -daten zugreifen. Egal, ob Sie sich gerade in Ihrem Unternehmen oder auf Geschäftsreise befinden. Alles, was Sie dazu benötigen, ist eine funktionierende Internetverbindung. Falls Sie mit unterschiedlichen Betriebssystemen arbeiten, informieren Sie sich außerdem vorab, inwieweit das Programm betriebsunabhängig läuft. Manche von ihnen funktionieren sowohl für Mac als auch für Android und Linux.
Die Vorteile im Überblick
- Sie können die Buchhaltung so effizient wie nur möglich erledigen: In vorgegebene Masken sind entscheidende Zahlen nur einmal einzugeben. Den Rest erledigt das Programm praktisch von selbst und erstellt auf Wunsch beispielsweise die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) oder den Jahresabschluss.
- Mit der Software können selbst Einsteiger die Buchhaltung eigenständig übernehmen: Sie werden bei der Arbeit mit dem Programm ganz unkompliziert durch die einzelnen Schritte geleitet. Bei falschen Eingaben erscheint direkt eine Fehlermeldung, sodass Sie Ihre Angaben korrigieren können. Sie machen sich Sorgen, dass Sie sich mit steuerrechtlichen Bedingungen nicht gut genug auskennen, um die Buchhaltung selbst zu erledigen? Auch das ist kein Problem: Automatische Updates sorgen dafür, dass das Programm immer auf dem aktuellen rechtlichen Stand arbeitet.
- Sie sparen sich Geld: Auf einen Steuerberater können Sie verzichten, wenn Sie die Buchhaltung selbstständig erledigen. Hinzu kommt, dass interne Informationen sowie Ihre Unterlagen im Unternehmen verbleiben. Sie müssen diese nicht an einen Steuerberater oder externen Buchhalter weitergeben.
- Sie behalten den Überblick: Indem Sie sich selbst um die Verarbeitung sämtlicher Unternehmenszahlen kümmern, behalten Sie die finanzielle Situation Ihres Betriebs immer im Blick.
- Sie sparen Zeit: Die Programme ermöglichen es Ihnen, administrative Aufgaben schnell zu erledigen. So steigern Sie die Effizienz und können die gewonnenen Ressourcen in Ihr Kerngeschäft investieren.
Woher wissen Sie, ob das Programm Sie weiter bringt?
Viele Anbieter stellen ihren Kunden Testversionen zur Verfügung. Diese können Sie für einen bestimmten Zeitraum, oft einen Monat, kostenlos ausprobieren. Auf diese Weise können Sie herausfinden, ob das Programm mit seinen integrierten Leistungen zu Ihren Bedürfnissen und Ihrem Unternehmen passt und Sie bestmöglich bei der Erledigung Ihrer Finanzbuchhaltung unterstützt.
Buchhaltungssoftware statt Steuerberater?
Ein wichtiges Kriterium für den Kauf eines Buchhaltungsprogramms ist die Kosteneinsparung. Steuerberater leisten zwar in der Regel sehr gute und professionelle Dienste, sie müssen für ihre Leistung allerdings entlohnt werden. Die Höhe des entsprechenden finanziellen Aufwands ist in einer Gebührenverordnung festgehalten. Dabei richtet sich der Betrag auch nach Ihrem Jahresumsatz. Wenn Sie sich noch unschlüssig sind, ob Sie die Buchhaltung selbst übernehmen möchten, werfen Sie einen Blick in die Verordnung. So erhalten Sie einen ersten Eindruck und können besser einschätzen, ob ein Outsourcing aus finanzieller Sicht überhaupt möglich ist. Alternativ können Sie die Buchhaltung mithilfe einer Software selbst erstellen und einen Steuerberater mit der Überprüfung beauftragen.
